Zeiterfassung und Dienstplan-Erstellung für Museen

Die besten Tipps zusammengefasst

Museen haben vor allem in größeren Städten Öffnungszeiten, die Schichtarbeit verlangen. Die Erfassung der Arbeitszeit ist notwendig, um die Anzahl der gearbeiteten Stunden zu sammeln. Aber auch für Mitarbeiter, die eine gleichbleibende Arbeitszeit haben, ist die Zeiterfassung erforderlich.

Ein Gesetz schreibt dies für jeden einzelnen Arbeitnehmer vor. Mit der digitalen Zeiterfassung ist es möglich, die Prozesse zu vereinfachen. Die gesetzlichen Vorgaben werden erfüllt und die Werte können direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden.

Zeiterfassung auch für freiberufliche Mitarbeiter

Die Zeiterfassung ist auf für Mitarbeiter erforderlich, die in einem freien Beruf arbeiten. Dies ist in Museen recht häufig der Fall. So gibt es beispielsweise Restauratoren, die im Museum nicht fest angestellt sind. Sie nehmen Aufträge von Museen für den Zeitraum der Restaurierung an und arbeiten dann bis zur Fertigstellung der Exponate. Wenn Sie sich für eine digitale Zeiterfassung entscheiden, können Sie jederzeit neue Mitarbeiter in das System aufnehmen. Ist die Abrechnung für die Freiberufler abgeschlossen, archivieren Sie die Daten so lange, wie Sie diese aufbewahren und zur Anrufung bereithalten müssen.

Software für die Erstellung von Dienstplänen nutzen

Es ist möglich, eine Software für die Erstellung von Dienstplänen zu nutzen. Diese übernehmen die Zeiterfassung automatisch. Der Dienstplan lässt sich für alle Mitarbeiter erstellen, und zwar unabhängig davon, in welchem Beschäftigungsverhältnis sie stehen und wie viele Stunden sie arbeiten.

Historisch - Die Sanduhr zur Zeitmessung

Digitale Zeiterfassung und Dienstpläne

Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit

Mit einem Urteil vom September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht eine Verpflichtung zur Zeiterfassung angeordnet. Diese Verpflichtung gilt ausnahmslos für alle Arbeitgeber in Deutschland. Somit zählen auch Museen dazu. Es spielt keine Rolle, ob die Mitarbeiter vor Ort im Museum arbeiten oder ob sie im Homeoffice oder an einem anderen Arbeitsort mit der Recherche beauftragt sind. Sie müssen die Zeiterfassung erstellen und auch Mitarbeiter einbeziehen, die im Außendienst arbeiten. Häufig stellt sich die Frage, wie es sich mit der sogenannten Vertrauensarbeitszeit verhält, die auch in Museen üblich ist. Diese ist im Grundsatz nach dem neuen Gesetz nicht mehr möglich. Die Gerichte haben dazu aber noch kein abschließendes Urteil gefällt.

Digitale Zeitmessung ist nicht vorgeschrieben

Für Sie ist es wichtig zu wissen, dass es nunmehr zwar eine Vorschrift zur Erfassung der Arbeitszeit gibt. Diese Vorschrift betrifft aber nicht die digitale Zeiterfassung. Genau genommen reicht es aus, wenn für jeden Mitarbeiter, der im Museum oder für das dem Museum übergestellte Unternehmen tätig ist, ein Stundenzettel geführt wird. Dieser Mechanismus bedeutet jedoch einen hohen Aufwand, der sich besonders in der manuellen Übertragung der Stunden in die digitalen Abrechnungsprogramme niederschlägt. Aus diesem Grund ist es auch für die Verwaltungsabteilungen kleiner Museen empfehlenswert, die digitale Zeiterfassung zu nutzen.

Fazit - digitaler Zeiterfassung gehört die Zukunft

Die digitale Zeiterfassung erleichtert wesentliche Abläufe im Zeitmanagement bei kleinen und großen Unternehmen. Dies gilt auch für Museen, in denen die Mitarbeiter in vielen Fällen in Schichten arbeiten oder nur unregelmäßig eingesetzt werden. Es gilt als sicher, dass die digitale Zeiterfassung in naher Zukunft die analogen Methoden ablösen wird, weil sie für die Mitarbeiter weniger Aufwand erfordert und für die Beschäftigten eine gute Übersicht der gearbeiteten Zeit bedeutet.

Die Uhr des Musée d'Orsay in Paris