Archivierung, Inventarisierung in Archiven

Präventive Konservierung und Archivierung für das kulturelle Erbe

Archive und Depots bilden das kulturelle und historische Gedächtnis des Ortes, an dem sie sich befinden. Viele der eingelagerten Objekte sind Unikate und müssen daher besonders vor Verfall, Diebstahl und Zerstörung geschützt werden.

 

Die Gesamtheit der präventiven und retroaktiven Maßnahmen zu ihrer Erhaltung heißt Bestandserhaltung.

Archivierung, Archive und Depots

Als Archiv wird im weiteren Sinne jede Sammlung von Dokumenten und Objekten bezeichnet, die nicht oder nicht mehr regelmäßig genutzt werden. Dies kann private Aufzeichungen, Filmaufnahmen, Fotografien oder Urkunden ebenso umfassen wie behördliche Dokumente, Polizeiakten, Kirchenregister u.ä.

In Deutschland existieren Archivgesetze des Bundes und der Länder, die genau regeln, welche Art von behördlichen Aufzeichnungen in welcher Form, wie lange und bei welcher Institution aufbewahrt werden müssen. Behörden dürfen nicht mehr benötigte Akten nicht beliebig vernichten oder entsorgen, sondern müssen sie dem jeweils zuständigen Archiv anbieten. Dieses entscheidet auf der Grundlage der jeweils gültigen Regelungen über die Archivwürdigkeit der Akten.

Auch die Zugänglichkeit der in Archiven enthaltenen Dokumente wird durch eine Reihe von Gesetzen geregelt: aufgrund des Datenschutzes sind viele behördliche Dokumente häufig erst einige Jahrzehnte nach ihrer Einlagerung, von den betroffenen Personen oder ihren Angehörigen, nach Bewilligung eines Antrags einsehbar. Im Prinzip existieren jedoch eine Reihe von Archiven, die für jeden zugänglich sind: Stadt- und Landesarchive, das Bundesarchiv und etliche mehr. Das Angebot wird zum Beispiel von Historikern, Genealogen, Schülern und Studenten und Privatpersonen genutzt, die etwas über ihre Heimat oder ihre Ahnen in Erfahrung bringen möchten. Die Nutzung kann jedoch auf bestimmte Stücke beschränkt sein, um Persönlichkeitsrechte zu schützen, und wird zum Schutz der Dokumente zudem durch Vorgaben reguliert, wie die einzelnen Stücke zu handhaben sind.

Klima, Luftfeuchtigkeit und präventive Konservierung

Bei der präventiven Konservierung von Dokumenten spielen neben Lichtverhältnissen und der Entsäuerung ligninhaltiger Papiere vor allem Temperatur und Luftfeuchtigkeit eine wichtige Rolle – beides sollte keinen starken Schwankungen unterliegen und tendenziell niedrig gehalten werden. Feuchtekonstantgeräte helfen, die relative Luftfeuchtigkeit bei etwa 50% zu halten, was Schimmel und den meisten Schädlingsarten wirkungsvoll vorbeugt.

Depots und Depotfunde

Auch archäologische Funde müssen aufbewahrt und katalogisiert werden; dies geschieht in Lagerräumen archäologischer Sammlungen und Museen, den Depots. Ähnlich wie in einem Archiv stellt die sachgerechte Lagerung bestimmte Ansprüche an Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Lichtverhältnisse in einem Depot, wobei die Eigenschaften der verschiedenen Objekte gegeneinander abgewogen werden müssen. Die sachgerechte Kennzeichnung erleichtert die Identifikation und Wiederauffindbarkeit einzelner Stücke.

Nicht zu verwechseln ist der Begriff mit dem des Depotfunds in der Archäologie, der Objekte oder Sammlungen von Objekten bezeichnet, die in früherer Zeit einmal absichtlich im Boden vergraben oder in einem Gewässer oder Moor versenkt, also deponiert worden sind.

Inventarisierung in Archiven und Depots

Zur besseren Übersicht über die in einem Archiv oder Depot enthaltenen Objekte werden Bestandsverzeichnisse angefertigt. Diese Inventare enthalten eine systematische Auflistung, oft inklusive einer Aufteilung in Kategorien, dem jeweiligen Standort und der Inventarnummer jeden Objekts. Zusätzliche Informationen können die Provenienz, das Entstehungsjahr (wenn bekannt) und das Datum sein, an dem das Stück der Sammlung hinzugefügt wurde. In vielen Fällen wird jedem Stück außerdem eine Inventarnummer zugeordnet, um es wirklich zweifelsfrei identifizieren zu können.

Manche Inventare existieren bereits seit mehreren hundert Jahren; andere, etwa bei der Überführung einer privaten Sammlung in einen Museumsbestand, müssen neu angelegt und systematisiert werden. In jedem Fall empfiehlt sich die regelmäßige Aktualisierung und die Überarbeitung der Kategorien, sofern diese (etwa bei Hinzufügen einer großen Zahl neuer Objekte, oder bei neuen wissenschaftlichen Standards) veraltet sind.

Inventarisierung in Bezug auf Denkmalschutz und Denkmalpflege

Auch der Prozess der systematischen Erfassung von Baudenkmälern nennt sich „Inventarisierung“. Er begann im 19. Jahrhundert und ist bis heute nicht endgültig abgeschlossen, da immer wieder neue Gebäude hinzukommen, die die Kriterien erfüllen, um als Denkmal eingestuft zu werden. Mittlerweile umfasst das Verzeichnis aller Baudenkmäler an die 600 Bände. Der rechtliche Status eines als Denkmals unterscheidet sich deutlich von dem eines nicht als solches gelisteten Gebäudes, weshalb der Besitzer eines historischen Bauwerks juristische Schritte gegen die Einstufung als Baudenkmal unternehmen kann.

Digitalisierung in Archiven

Um die Benutzung weiter zu gewährleisten, wird Archivgut zunehmend auch digitalisiert - zum Einen, um irreparabel beschädigte Dokumente und die darauf enthaltenen Informationen zumindest in digitaler Form zu retten, zum Anderen, um das Archivgut nicht unnötig durch physische Nutzung zu belasten. Auf ein Digitalisat kann ohne Gefahr für das Original beliebig oft zugegriffen werden, was auch eine häufigere Nutzung bzw. eine Nutzung durch einen theoretisch unbegrenzten Personenkreis ermöglicht. Außerdem wird eine stetig wachsende Zahl von Dokumenten, etwa elektronische Akten, überhaupt nur noch digital produziert.



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